こんにちは、リョウジです！
テニススクールに電話で振替予約ができるか空き状況を確認したとき、対応したスタッフからこんなふうに聞かれたことはありませんか？
こういう聞き方をされると、下記のように頭にくる生徒さんもいらっしゃると思います。
なぜ対応したスタッフはお名前から聞いたのか？
対応したスタッフの聞き方にも問題はありますが、テニススクールの管理ソフトが大きく関係しているかもしれません。
テニススクールに電話で空き状況を聞いたら名前を聞かれるのはなぜ？
もし、テニススクールが紙の台帳でクラス管理している場合、振替予約の作業は下記の順番で行います。
- ご希望のクラスに空きがあるか調べる
- 振替予約される場合はお名前と在籍クラスをうかがう
- いつのレッスンを消化して振替予約するか台帳を見ながら確認する
- 振替予約したクラスの台帳に生徒さんのお名前を記入する
(③と④は状況により順番が逆の場合もあります。)
この順序なら、空き状況を確認してからお名前を聞くので、特に問題は起こりません。(アナログなので気をつけて管理しないと定員オーバーなどのミスが発生します。)
ただ、生徒数が多い大きなテニススクールでは紙の台帳管理は難しいです。
今はパソコンでクラス管理できるソフトを各テニススクールで導入しているはずです。
そのソフトが生徒さんのお名前を設定しないと振替予約できないシステムだった場合に問題が生じます。
このようなシステムだった場合、テニススクールのスタッフは空き状況をご案内する前に「まずはお名前をおうかがいできますか？」と聞いてしまうのです。
振替予約の作業は下記の順番で行います。
- お名前をうかがう
- お名前を検索するとクラスがわかるので合っているか確認する
- 生徒さんのお名前で空き状況を調べる
- 振替予約される場合いつのレッスンを消化するか確認して入力する
(①状況によりお名前とクラスをうかがいます。同姓同名の生徒さんが在籍する場合など。)
この順序で対応すると、効率よく管理ソフトに入力できます。
最初に生徒さんのお名前を聞かず空き状況を調べる場合どうするか
生徒さんのお名前を設定しないと振替予約できないソフトをテニススクールで使用している場合、こんなクレームを受けたことがあるスタッフもいると思います。
クレームを受けたことのあるベテランスタッフは下記のように対応しています。
- 空き状況を聞かれたら適当な名前を入力して空き状況を調べる
- 空き状況を生徒さんに伝える
- 振替を予約されたらお名前をうかがい再度入力し直す
適当な名前で検索してから空き状況を調べ、その後お申し込みされる生徒さんの名前で検索して振替をとります。
2回名前を入力する手間、名前を入力するたびに振替クラスを選び直す手間があります。
そして、お名前をうかがっている最中に振替予約するクラスを忘れたり間違えたりしないように、振替クラスを紙にメモする手間が生まれます。
さらに振替入力後、振替クラスや日時に間違いがないか再度復唱します。
手間はかかりますが、お申し込みされる生徒さんにとっては自然な流れになるはずです。
最後に…
電話に出たスタッフがいきなりお名前からうかがい、生徒さんを不愉快にさせてしまう…
言い方が悪い場合もあります。
生徒さんの気持ちよりスタッフが知りたい情報を優先してしまったことも考えられます。
ただ、テニススクールで使用している管理ソフトにも問題があるかもしれません。
テニススクールに特化して、細かいニーズにも応えられる管理ソフトが使用できるなら、このような問題は起こらないでしょう。
逆に考えると、お名前とクラスを最初に伝えればスムーズに振替予約ができるということです。
もし、たまった振替をまとめて予約される場合は、とり間違いを防ぐ効果があります。
